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Assistente Executiva

Local: São Paulo/SP

A Assistente Executiva Compartilhada presta suporte administrativo e de coordenação aos Diretores de Comunicação, Established Products (EP) e TRM (Trade & Revenue Management). A função é responsável por garantir a organização e execução eficiente das atividades diárias, logística de viagens e fluxo de comunicação, com foco em precisão, discrição e agilidade.

A profissional assessora diretores e gestores, gerenciando agendas, organizando reuniões, redigindo documentos e filtrando comunicações, coordenando viagens, arquivando informações estratégicas, intermediando contatos internos e externos e otimizando processos administrativos. Mantém e garante a confidencialidade de dados, contribuindo diretamente para a eficiência e produtividade da alta administração.

Principais Responsabilidades

Gestão de Agenda e Comunicação

• Suporte à agenda do Executivo, gerenciando conflitos de horários

• Ponto focal de comunicação com os times internos e externos

• Filtrar/redirecionar chamadas, receber mensagens, classificar e distribuir correspondências

• Elaborar e enviar comunicações claras e profissionais em português e inglês

• Garantir confidencialidade no tratamento de informações sensíveis

Governança de Reuniões e Eventos

• Suporte na governança das reuniões do Executivo (agendamentos, reserva de sala, auxílio na montagem das agendas)

• Auxiliar no planejamento de reuniões e no trabalho de preparação necessário, incluindo elaboração de agendas e comunicações mais amplas

• Coordenar detalhes de reuniões departamentais e/ou conferências e eventos internos e externos

• Solicitação de coffee-break e working lunch

• Suporte na organização de Team Building e reuniões externas do Executivo com o time

Viagens e Logística

• Coordenar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, transfers, hospedagem e emissão de seguro-viagem

• Consolidar e atualizar informações logísticas para as viagens e deslocamentos

• Gerenciar planos de viagens de negócios

• Suporte na logística de organização de visitantes internacionais

Administrativo e Financeiro

• Suporte geral com demandas administrativas e operacionais do Executivo, acompanhando prazos e compromissos importantes

• Prestação de contas do cartão corporativo (Concur)

• Processar relatórios de despesas e pagamento de faturas

• Consolidação das provisões financeiras do centro de custo do Executivo

• Suporte com delegação de poderes

• Solicitação de serviços de motoboy, correio e cartório

Documentação e Informação

• Reunir e analisar informações relevantes para as áreas atendidas

• Preparar relatórios, manuais, agendas, correspondências e memorandos conforme orientação da prática geral da empresa

• Estabelecer e manter bancos de dados departamentais e desenvolver planilhas de importância para o departamento

• Preparar materiais em versões finais, utilizando terminologia técnica frequente e combinando material de diversas fontes

Compras, Contratos e Fornecedores

• Suporte a contratos e processos de compras da área, relativos aos projetos gerenciados pelo Executivo

• Cadastro de fornecedores e solicitação e acompanhamento de Due Diligence

Patrocínios e Projetos Especiais

• Suporte operacional dos patrocínios incentivados da área de CSR.

• Papel de "Champion" da área para assuntos específicos (a serem discutidos caso a caso)

• Para a área de Comunicação, a assistente é o focal point para Records Management

Integração e Gestão de Pessoas

• Coordenação da Integração (Onboarding) de N-1 do Executivo

• Gestão do estagiário (reporte direto da Assistente Executiva)

• Interface com outros assistentes para compartilhar e coordenar carga de trabalho

• Coordenar atividades entre departamentos e acompanhar para garantir que as solicitações sejam atendidas

Compliance e Políticas Corporativas

• Manter o conhecimento e cumprir com os princípios de Ética e Integridade, políticas da Sanofi e códigos de conduta que regulam o mercado farmacêutico

• Cumprir e promover as políticas de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (HSE) da Sanofi, visando prevenir acidentes, evitar riscos à saúde e reduzir impactos ambientais

• Apoiar a estratégia e as iniciativas de Diversidade e Inclusão da Sanofi, assegurando que todos os colaboradores e parceiros sejam tratados com respeito e recebam oportunidades iguais

• Participação nas reuniões mensais das Assistentes Executivas e de Workplace Experience

Qualificações Necessárias

• Formação: Curso superior obrigatório ou experiência de trabalho equivalente

• Experiência: Experiência comprovada em funções de suporte administrativo

• Idiomas: Inglês fluente (obrigatório)

• Ferramentas: Proficiência em Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e PowerPoint), Adobe Acrobat e plataformas web

Habilidades e Competências

• Forte capacidade de organização e gestão do tempo

• Comunicação clara e profissional (verbal e escrita) em português e inglês

• Atenção aos detalhes

• Proatividade e foco em soluções

• Discrição e confidencialidade

• Capacidade de lidar com múltiplos stakeholders simultaneamente

• Capacidade de priorização

• Habilidades interpessoais muito boas e capacidade de construir relacionamentos com os principais interessados

Persiga a Progresso. Descubra o Extraordinário.

O progresso não seria possível sem as pessoas; pessoas de diferentes origens, em diferentes locais, desempenhando cargos diferentes, mas todas unidas por um objetivo comum: o desejo de fazer os milagres acontecerem. Você pode se tornar uma dessas pessoas. Procure a mudança, acolha novas ideias e explore todas as oportunidades que temos para oferecer. Persiga o progresso e descubra o extraordinário conosco.

Na Sanofi, oferecemos as mesmas oportunidades a todos, sem olhar a raça, cor, ascendência, religião, sexo, nacionalidade, orientação sexual, idade, cidadania, estado civil, deficiência ou identidade de gênero. Veja o nosso informativo sobre Diversidade, Equidade & Inclusão além do ambiente de trabalho e conheça as nossas ações de Diversidade, Equidade e Inclusão.

Atenção As Frases Abaixo

*Sempre visando a segurança e bem-estar de nossos colaboradores, o comprovante de vacinação COVID 19 é um item imprescindível para todos os empregados, estando presente na lista de documentos de admissão. “

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Toujours Progresser. Découvrir l’Extraordinaire.

Rejoignez Sanofi et entrez dans une nouvelle ère de la science – où votre parcours peut être aussi transformateur que le travail que nous accomplissons. Nous investissons en vous pour que vous alliez plus loin, accélériez votre réflexion et accomplissiez ce qui n’a jamais été fait auparavant. Vous contribuerez à repousser les limites, à bousculer les conventions et à concevoir des solutions plus intelligentes pour les communautés que nous servons. Prêt·e à poursuivre les miracles de la science et à améliorer la vie des gens ? Poursuivons le progrès et découvrons l’extraordinaire – ensemble.

Chez Sanofi, nous croyons dans l’égalité des chances, sans distinction de race, de couleur, d’ascendance, de religion, de sexe, d’origine, d’orientation sexuelle, d’âge, de citoyenneté, d’état civil, de handicap, d’identité de genre ou de tout autre critère protégé par la loi.